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APQC知识管理实施指南
来源: CIOZJ   作者:记者  日期:2014/7/28  类别:知识管理  主题:  编辑:dezai
建立知识管理的战略以保持企业的活力是一件非常困难的事情,第一步选对方向就更加困难了,整个实施过程到处充满了绊脚石。尽管你认为知识管理是非常值得做的一件事情。但是让其他人信服并且在组

目前,很多企业对KM都有所了解,甚至一些企业已经认为实施KM的时机成熟了,但是,在“了解知识管理”和“实施知识管理”这个两个层次之间的距离还是很大的。

 

建立知识管理的战略以保持企业的活力是一件非常困难的事情,第一步选对方向就更加困难了,整个实施过程到处充满了绊脚石。尽管你认为知识管理是非常值得做的一件事情。但是让其他人信服并且在组织内部广泛实施是一个非常艰巨的任务。
    APQC的这套实施方法可以帮助你更好的解决问题,即使你的企业可能正在艰难的寻求概念上的理解、战术的制定以及工具的使用去成功地实施知识管理。为此APQC提供了这份实施指南,通过阶段特征的描述,需求分析以及实施步骤等内容来帮助你成功的找到实施质是管理的正确方向,其实施过程分成了以下5个部分。
第一阶段:启动
第二阶段:策略开发
第三阶段:试点
第四阶段:推广和支持
第五阶段:将知识管理制度化


    根据APQC多年的在最佳实践基础上的研究和总结,这份实施指南说明了成功知识管理实施阶段中的关键步骤。我们将先前实施者的经历、行业发展的最新趋势以及最佳实践的经验综合在一起,作为指南帮助企业成功实施知识管理,这些企业已经看到了实施知识管理所带来的机会,促进企业开发新产品,战胜竞争对手,激励团队成员,以及使利润和收益最大化。    在APQC多年来对很多优秀的企业的研究和合作的基础上,这份实施指南详细描述了知识管理实施的几个阶段。每个阶段都包含有导火索、目标、管理和构架、信息技术、案例、衡量方法和预算以及完成每个阶段的关键活动,你的企业将在知识管理实施的过程中不断的提高。
Stage 1: Get Started
第一阶段:启动                         
   
    认清现状是成功实施知识管理的首要任务,这个指南为你指出应该从哪里入手以及正确的方向。
    如果下面所列的情况有一个是属于事实的,那么你的组织已经做好的准备,请进入知识管理第一阶段。

  • 知识管理已经成为你的组织中一个非常感兴趣的话题

  • 已经有一些员工从知识管理中得到了好处

  • 一些人已经认同知识管理,有很好的基础

  • 你和其他一些成员已经通过培训、企业交流等方式学习了知识管理的内容

  • 组织有实施知识管理的很高的愿景


第一阶段的关键活动
    你可能会想:说了这么多,现在我该做什么?很幸运,APQC跟世界顶级的大公司已经经历了这个过程,并且知道应该怎样开始这个复杂的过程。基于这些经验,APQC总结出了第一阶段的关键活动。作为一个有洞察力的改革者或者是知识管理的早期推动者,在这个阶段的任务是定义知识管理,共享知识管理的成功案例,并把知识管理跟目前的工作联系起来,保持方向上的一致。
1,企业内知识管理理念的解释和推广
    将知识管理跟公司的目标联系起来,让大家清楚地看到知识管理的好处,使用简单的定义和简单的语言指出实际存在的问题、机会和知识管理的潜在价值。
2,寻求支持,推广知识管理
    找出目前组织内部可以联系到知识管理的活动,找出一些共享知识的小组,并且和这些人取得联系。寻求有影响力的人的支持是一个好主意。
    然后,检查下面的几个问题又没有引起你们的注意:降低成本?提高效率?平滑的信息交流?简单的流程?作为变革的动力,在你的组织内寻找最有激励性的因素去影响别人,让他支持KM工作
3,发现知识管理应用的机会
    通过跟内审,或者公司内其他你已经建立个人关系的个人讨论知识管理可以发挥价值的地方。然后回答下列问题:他们的目标是什么?达成这些目标存在什么样的问题?知识管理怎样解决这些问题并达到他们的目标。
4,利用Internet并获得IT部门的支持
    联系IT部门的领导,找出目前的技术可以做到什么样子。记住IT部门是KM的一个重要支柱。
成功路上的绊脚石

  • 忽略公司文化和历史

  • 没有任何论据就推销知识管理

  • 没有创造任何价值就要求很大一笔预算


第二阶段:开发战略
如果下面的情况有一个甚至更多跟实际相符,欢迎进入第二阶段。
        
·你的组织已经建立了KM探讨小组或者KM筹委会。
·公司的高层领导支持知识管理的推广
·你所一直关注的成功的内在驱动力已经存在。
·IT部门对KM的导入和建设感兴趣
·你现在已经掌握了一些公司以前的知识共享的案例
·你已经找到一个试点可以让你证明知识管理是如何使企业收益的
·你已经确立了试点项目的领导,预算和支持

如果大部分的回答是”我希望”,你不需要停下来。如果在这里提到的任何任务看起来很难完成,APQC可以帮助你度过难关。第二阶段的主要任务是建立一个符合商业目标的知识管理战略。从这里开始,试点的目标将跟业务目标相一致。一个项目团队将基于公司的利益执行他们的行动。
第二阶段的关键活动
    在第二阶段,你的公司已经到达了一个重要的转折点。或许个人获取共享和使用信息和知识的愿景已经变成了公司对业务潜力的探索。在公司领导的支持下,你可以明确的探索KM将怎样为你的业务服务。这里列出了总结出的有用的第二阶段的关键活动。
1.形成“特种部队”
    形成跨职能部门的专业项目团队。这个团队的成员将寻找试点的机会,形成方法的标准。
2,选择试点或者发现可以作为试点的现有的工作
  
    我们推荐3个试点。你可以选择新战略的试点或者采用已经进行的一些工作。发现对公司业务重要的东西并设计试点来显示可论证的结果。选择试点的支持者来提供实施所需的资源。
3,发现资源,支持试点工作
    最重要的资源是技术熟练的工人,他们可以推动试点工作,并且允许花费很长的时间。其他的资源比如IT,你可能需要创建和修改一些程序。资源是非常广泛的,可能你已经准备齐全。

Stage 3: Design and Launch KM Initiatives
第三阶段:设计并启动KM工作
    项目已经进行了很大一部分。你已经形成了团队,找出并设计了试点,确定了资源。现在你正在走近第三阶段,
    如果以下情况有一个或者多个符合你的情况,说明你的项目已经进行了一半,欢迎来到第三阶段。
·你的组织已经设计了试点并执行了战略
·你已经启动了一个经验交流团队,一个交互式的KM内部站点
·你已经找到并培训了试点的推动者和领导者
·你已经建立了试点工作的措施和衡量标准并且形成了跟踪和反馈机制
·你已经创建了一个从KM工作中学习的战略
·你已经勾画出在全公司推广试点的策略
    第三阶段是收益时间。主要的目标是引导成功的试点,提供KM商业价值的证据并总结经验。
第三阶段的关键活动
    在第三阶段,获取/共享和使用知识和信息的好处已经非常明显。是时候将前两个阶段悬而未决的任务详细化了,比如一份正式的预算。领导现在需要看到试点的可预计的收益潜力和投资回报率。
1,形成试点
    形成一个小组,比如筹划委员会或者跨单位的团队,来分配资金和时间等资源。每一个成功的公司,包括世界银行,HP等,都建立了专门的团队来管理和支持公司资源的分配。
2.形成通用的方法:
    避免脱离活跃的社区的努力来收集知识。通过无间隔的实践社区将知识提供者和知识使用者结合起来。允许那些活跃的社区去自发的组织团队去拓展知识管理的边界。鼓励面对面的交流以及虚拟的网络社区。建立流程去监控,筛选和发布共享的知识,使这些知识从个人知识提升为组织知识。
     团队要经常在一个会议上分享和讨论一些公司案例。为了完成这个至关重要的步骤,可以回答以下问题:这个试点为什么会成功?结果是否值得推广?
LOOKING AHEAD
预告
    在公司评定试点工作之后,知识管理将继续剩下的三分之一的路,KM的实施将将逐渐的扩展到新的项目,提升现有的工作,固化新的工作模式,以防止员工由于习惯返回以前的工作方式。

Stage 4: Expand and Support
第四阶段:扩展和支持
    现在你已经获得了一些KM实施的经验,已经启动了试点项目、收集结果、得到了教训并决定继续KM之旅。第四阶段将介绍怎样在整个公司推广知识管理,成为公司迅速增长的必要。
    如果下面所列举的集中情况有一种或一种以上属实,你已经快要接近成功的终点。欢迎进入第四阶段。
·根据试点的结果,其他部门明确表示了对知识管理的需求。
·你已经开始在整个公司推销知识管理
·你已经使整个的公司关注知识管理
·你有一个适当的知识管理推广扩展计划
·你已经清楚的指明推广知识管理所需要的资源。
    第四阶段的总体目标使开发和部署知识管理推广的战略,以及有效的管理知识的增长。如果下一步要继续推广知识管理,这需要研究企业的业务模式和投资回报。APQC已经从世界各大成功的公司积累了丰富的经验,在这里可以跟你分享。
KEY ACTIVITIES FOR STAGE 4 
第四阶段的关键活动
    顺利地进行这一可预见阶段需要符合投资回报的要求以及小心的管理知识的增长。好消息是知识管理在这一阶段已经被认为是企业的核心竞争力之一。
1,开发推广战略
    你可以选择一个新的试点实施方案或者选择一个全公司范围内的知识管理实施。不论你采用什么方法,提供一些合适的资源,如一群核心的协调人员,公司领导,知识管理人员以及知识总监等是非常必要的。确保一些必要的技术和合适的用户处在随时可以运用的位置。
    解决企业文化方面的挑战。解决语言的问题。已经存在一些软件可以自动的翻译,在公司范围内传播共享的信息。你可以寻求一些精神支柱,如想办法得到一些高层领导层的全面支持。
2.沟通并推广战略
    在整个组织宣扬KM工作。比如,为新员工进行知识管理培训;培训经理和同等级的人员;保持一个开放的场所,一个常规的会议; 在内部网进行宣传或者通过小册子进行宣传。
3.管理成长
    在知识管理工作的推广、扩展过程中,控制混乱是非常重要的并且也是经常发生的。一个一致的政策可以保证知识管理资源有组织,一致并且容易利用。世界银行,有一个专门的技术小组,花费了50%的时间在与KM有关的技术上并且管理内部和外部WEB的信息。
STAGE 4 SUCCESS


第四阶段的成功
·建立跨职能的小组,创建推广策略,发现资源,减少快速成长的问题
·成功支持KM工作的资源必须从其他单位发掘
·交流知识管理策略
预告
    在第五阶段,一些优秀的有经验的公司评定了他们知识管理工作的成果并找出它们自身的弱点。Chevron公司建立了一个内部知识管理小组,世界银行使用了外部的资源;Xerox将KM评估融入了施乐管理模型评估过程。


第五阶段:知识管理制度化建设
    现在我们到了最后一个阶段:第五阶段。它既是一个终点,也是一个新的开始,更是一个自我完善的过程。要完成这一阶段,企业必须重新定义战略、进行组织构架的重组,以及评估所实现的业绩。根据以往指导其他进入这一阶段的企业的经验,APQC可以尽可能的帮助你们的企业顺利地、高效的完成这一阶段的实施。我们将告诉你其他公司是如何成功实施这一阶段的,并且帮助你定位你们组织的特定需求。
    如果以下的情况之一是真实的,那么你应该开始在你们整个组织内部整合和推广知识管理,知识管理正一步步的变成业务的一部分。
·知识管理与你们的业务工作直接相关。
·知识管理的开展已经深入到你们组织的方方面面。
·所有的员工和管理人员已经接受了关于知识管理技术的培训。
·你已经系统的评估了你们的知识管理战略,分析了差距所在,已经找到了核心的方法去解决。
·你有一个正式的支持机制去运作知识管理。
·你已经有一个与你的战略相适合的激励机制。
·知识共享已经深入人心。
    这一阶段将使你和一小部分已处在在这一阶段已经将知识管理制度化的公司在一起。通过将那些成功地实施这一阶段并且已经发挥知识管理能力的企业的经验共享,APQC可以帮助你顺利地通过这一阶段。我们要帮助你尽可能的利用机会,避免不必要的损失。
第5阶段的主要实施手段
    在第5阶段,你们的组织开始意识到知识管理是一种企业运作的战略(并不只是一个数据库),而且有必要成为一个综合的企业运作机制的一部分。知识管理变成了一种必要的核心竞争力,将具有无限的使企业每一个员工受益的潜在能力。
1.将知识管理融入业务运作机制。
    这一阶段需要获得CEO和其他高层的支持。你可以通过将知识管理融入业务目标,管理模式,或者评估程序来实现这一阶段。预计在这一阶段,财务压力将会上升,而初期的障碍,如功能性障碍,将会消失。
2.重新设计组织构架和预算
    重组预算和部门职能来适应广泛实施知识管理的企业运作战略。例如,世界银行将知识管理的领导权从公司信息总监转移到营运总监,目的是为了将知识管理从数据库管理的层次上升到全局性的战略。在两年时间内知识管理实施预算也从1300万美元上升到5700万美元,并且将那些对KM有一定贡献的活动预算整合在一起。在这一阶段你会发现组织构架在某种程度上会自然的适应这种新的工作方式。
3.监督KM的正常运行
    定期的对知识管理的开展进行监督。你可以请外部的评估小组来指导内部知识管理成熟度的评估工作,或者你可以对员工进行知识管理的调查。
4.将公司的业绩考核和激励机制和KM战略结合起来
    由于业绩考核是进行加薪和升职的基础,将知识管理标准放入考核指标中将帮助员工更好地去理解知识管理的作用。你应该为那些实施了符合KM战略的人员制定奖励计划。
5.在组织的知识管理框架和地域控制之间找到平衡
    为了必要的一致性,应该将公司业务目标和知识管理项目联系起来。与此同时,允许非正式组织去发展能够符合他们个人需要的知识管理资源,通过业务需要来驱动你的KM政策。
6.继续前进
    当你的组织变成了一个真正的知识分享的企业,以节约成本和时间为目的的对知识流的需求将变得越来越多。保持高层对知识管理的知识力度以帮助你的组织及时地满足这些需求。
展望未来
    继续实施知识管理的重要成功因素包括:持续维护和相关的领导,建立激励机制和共同的愿景,以渐进的方式改进流程(而不是以一蹴而就的方式),在员工已经准备好的情况下随时随地开展行动,识别职能模式,适时地、有效的对项目的开展和业务需要进行交流。

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