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如何通过“周计划”的方法迅速提高自控力
来源: 36氪   作者:Rafael Sarandeses  日期:2019-1-28  类别:职场  主题:规划  编辑:卑微的倔强
作为一个热衷于帮助别人实现职业目标的人,我要做的并非只是去明确目标或是在大家前进的道路上助威呐喊。要想变得更加高效,我们都需要养成正确的生产力习惯,才能保证自己不会偏离轨道,进而一

作为一个热衷于帮助别人实现职业目标的人,我要做的并非只是去明确目标或是在大家前进的道路上助威呐喊。要想变得更加高效,我们都需要养成正确的生产力习惯,才能保证自己不会偏离轨道,进而一步步实现目标。


制定一个每周规划可以让你的生活变得大不一样,此外它也能帮助你节省掉用在拖延以及犹豫不决上的时间。如果你只想专注于一种执行策略,那么提前为本周做好规划就是最实用的方法了。

这种体系让我变得高效、持之以恒,此外也帮助其他人以更少的精力和时间实现了他们的职业目标。

让我们来深入了解一下它的使用方式吧!

1. 在周日为下周做好规划。

在周日,你应该花些时间,根据自己的日程表,决定在何时为实现自己最为重要的目标作出努力。专注于一周这个时间段能够为你带来最佳的回报:一周的时间跨度足以让你进行思考、明确进度,但它同样可以让你专注当下、进入“行动模式”。

每周提前针对有意义的项目做好日程安排,你还能获得积极的意外效果:当你在每周的日程模板内将一些为了实现目标而要做的工作安排好之后,你就会意识到这周你还留有很多时间,可以去做一些其他的事情。

这一简单的做法能够赋予你很大的自主权。你可以在一周内安排更多工作,并且有条有理、保持冷静,按照自己的规划掌控日程。

在帮助别人落实该执行体系时,我自己也一直坚持这一点,这能够在极大程度上增加你的自信心和生产力。

简而言之:在周日下午空出一部分时间,用来完成下述的这些具体步骤。

2. 明晰自己的任务以及工作流程。

现实生活迫使我们不得不兼顾每周计划、会议、电话、办公室政治、个人差事、行政工作等等。明确任务的优先级顺序需要你确定如何处理一些不太紧急的工作。

下图的矩阵结合了艾森豪威尔矩阵(Eisenhower Matrix)以及管理大师史蒂芬·柯维(Stephen Covey)提出的时间管理矩阵(紧急VS重要),这在明确任务优先级方面非常实用。

image.png

当你在创建自己的日程时,你需要考虑如何安排以下四类活动:

  • 你是否会在一周时间里,给自己留出了足够多的“专注工作”机会(需集中精力去完成且非常重要的工作)呢?你需要在日程表上留出较长的时间,投入精力去完成复杂或需要保持专注的任务。这就意味着在办公室内,没有邮件、电话或是其他干扰。你要做的就是进入深度工作的状态。

  • 你是否会在一周时间里,巧妙地利用时间来将自己的能力最大化,从而轻而易举得获得成功呢(无需集中精力去完成但非常重要的工作)?比如说,起草一个商业计划书或是电话联系一个潜在客户,这些工作对业务都非常重要,即便它们只需要你花费相对较少的时间或精力。但是有些时候,我们会不断拖延,这是因为我们找不到一种开始工作的感觉。针对此问题,你可以试着每周将这些工作整合在一起一到两次,用连续的三个小时时间去完成。如果你的大脑已经适应了某一种类型的工作,那么你可以很轻松地完成另一个相似的工作。将相似的工作组合在一起去完成,这能够减少注意力分散的情况。

  • 你是否会在一整天内,高效地利用“间隙时间”呢(无需集中精力去完成且不重要的工作)?你可以在会议间歇时间、或是当你拥有15到30分钟无需处理重要工作时甚至是通勤时间内,处理邮件和行政工作。我通常会在自己的待办事项应用(Todoist)中标注“15分钟”。这样一来,每当我拥有间隙时间时,我就会清楚知道自己接下来要处理哪些事情。

  • 最后一类任务就是“影响效率的工作”(不重要但是需要你集中精力去完成的工作)。这部分任务会让你感到精疲力竭,每分钟付诸的努力并不会带来重要影响。通常,这些任务都源于其他人的紧急需求。你是否可以将其指派给更适合处理这些事情的人抑或是更喜欢做这些事情的人呢?是否能通过应用来自动处理这些任务呢?抑或是外包出去?在这些事情上花费时间的话,你浪费了多少与业务息息相关的时间呢?如果单从时间成本来说,付费让其他人来解决或许是更加划算的方案。

轮到你啦!

接下来,我们就要在第四步骤会提到的日程表上将这些任务放进去。现在,你也许想要画一张类似的方框图,将自己本周要做的事情进行归类,之后将其放在对应的象限里。

3. 为实现目标而要完成的任务留出一些时间。

为了在一周结束之前,专注于一些必须要做的事情,近些年来我一直在尝试“Weekly-5”以及“Daily-3”这两种方法。

方法其实非常简单,它可以帮助你专注于重要任务,从而在一周时间内最大化你的精力输出。这样做的目的是尽可能多得完成矩阵内绿色象限中的的任务。

W5的待办事项:五项在本周前我必须要完成的任务——无论如何。

我也会将其称之为“Big-5”。

在本周结束前,你必须完成这五件事情,不能找任何借口。这些任务通常属于“Focus Work”象限(需要集中精力完成的工作),你需要在日程表上明确好时间,这就意味着你不能逃避这些任务。

D3的待办事项:每天晚上,我都需要列出三件在明天要做完的任务。

我将其称之为是“Tiny-3”。

D3的任务通常是为了在一周时间内完成W5而所要做的事情。目的是将一周内的重要任务与每天至少要做哪三项任务联系起来。D3的任务也许会属于“Easy Wins”象限(无需集中精力去完成但非常重要的工作):这些任务不需要你花很多精力或时间去完成,但会对目标进度起到明显影响。

轮到你啦!

1. 在周日晚上,明确下一周的W5任务以及周一的D3任务。

2. 不确定如何设定优先级?或是有太多“重要”以及“紧迫”的事情?不妨试试这个方法吧:问问自己“我如何才能将时间、精力与专注度整合在一起去完成比较重要的任务,进而促进目标的实现呢”。一旦你开始反思这个问题,那么为了进一步实现目标,下周选择要做哪五件重要的任务就变得很容易了。

4. 利用日程表作为你的主要生产力工具。

  • 一旦你将任务和工作流程完成归类,并且清楚自己的W3和D3任务时,你就可以选择一个空的日程表模板。可以是Outlook、iCal或是纸质日记,只要管用就行。

  • 在一周的日程表中至少留出90分钟的时间,用于W5任务。此篇博文主要关注的是职业目标,但是你的W5任务也应该包括与其他责任相关、具有重要影响的活动——而不仅仅只关系到工作。

  • 每天晚上开始规划第二天的日程表,并且至少为每个D3任务留出30分钟时间。你可以在周日制定下周一的D3安排。

  • 之后,留出一定时间用于下周的电话、会议或是次要任务。别忘记留出吃饭、预约医生或是处理私事的时间。

  • 注意在完成重要任务中途留出休息时间(或是在你通勤的时候),计划利用这些时间来处理“Gap Fillers”(无需集中精力去完成且不重要的工作):查阅文件、回复邮件、写备忘录、和同事聊天等等。你甚至可以考虑在这些间隙时间里进行“有意拖延”,放空一下,这样可能会带来附带价值:推广自己的内容或是公司内的工作、阅读有价值的文章、在LinkedIn上与客户/其他人脉互动等。

  • 采取灵活的方式:如果突然有事情发生,你无法完成预先计划的任务,那也没关系。你需要在本周日程表中的其他时间设定完成此任务。这样做是为了确定一周时间内,你能一以贯之地完成自己的优先任务——否则,你就应该考虑一下这些任务是否属于“头等大事”。

  • 一旦“时间不够”,那么你就需要“拒绝他人”。给自己“增负”很容易,但是要拒绝那些试图占据你时间的人却很难。如果你每次都同意所有人的请求,那么你的时间就不再属于你自己了,而是属于别人的了。我会确保自己提前规划好的“专注时间”不受影响。这样就能尽可能小得减少干扰,别人也只会在你空暇的时间里去找你了。

  • 如果你似乎陷入了一种低效的状态,那么就进行记录吧。简单记录下你每天完成的任务,这可以帮助你明确自己内心深处的动力,还能获悉完成任务需要花费多少时间——人们往往会低估自己完成任务的速度。如果你偏离了自己的日程规划或是无法坚持完成,那么你就需要找到一个解决方案:记录下你在一天内的时间投入,从60分钟开始增加。在一周结束回顾这些记录。你也许会对结果感到大吃一惊。

5.  奖励自己、将过程游戏化来强化习惯,劳逸结合,避免精疲力竭的状态。

你也许在努力实现具有重大意义的目标,却会忽视为实现目标所要完成的一些任务。不管计划和体系是多么有用,它们也永远无法替代艰苦卓绝的付出和投入。有些时候,这可能还会给你带来很大压力或是让你感到极度枯燥。

但我们可以利用一些心理倾向——比如说大家都更喜欢及时得到回报,而不是长远的承诺。当你不想去做一些“应该要做的事情”,而是去做自己“想做的事情”时,你就可以采取一些策略,维持自己的前进动力。

对自己好一点

你或许经常听过积分卡或是飞行常客奖励等机制吧。那不妨为自己制定一个“经常完成任务”的积分计划吧?想想如果自己完成了W5和D5任务,你可以如何奖励自己呢?

我认识的一个朋友就会在自己完成一天任务之后,奖励自己在Netflix心安理得地刷剧一小时。还有一个朋友则会当自己在周五午餐前完成一周目标后,给“周五下午”放个假。之前,我职业指导项目的一个学生决定如果她每周能完成“inbox zero”(收件箱内无未处理邮件)目标的话,她就会在自己的存钱罐中存20欧元。据我所知,她已经用这笔钱买了不少鞋子奖励自己了。

实质奖励是保持前进动力的有效方式,其他能让你保持专注的方式也可以。我建议你在可管理的时间内将自己的责任和快乐结合起来,进而保持动力(我的建议是一周时间)。

追踪进度非常有意思

许多应用都能追踪反复发生的活动或习惯。一旦我们开始改变一种行为时,这些应用可以督促我们对自己负责,就像是一张记分卡一样,追踪我们的进度、增加动力。

一些观察心脏病患者的研究会要求病人改变自己的生活方式。其中,互助小组内的一些病人坚持健康习惯的时间是那些没有同伴相互监督的病人的八倍。

一些应用可以完成这样的监督工作,比如Coach.me 就是一个很好的例子。你可以向互助社区公开自己的目标(创建一个外界环境)、当你完成预期目标时打卡(奖励自己)并且还可以与其他有类似想法的朋友进行互动交流。你甚至可以聘请一位导师来明确目标、学习技能等等。

我每天都会利用APP来打卡自己的习惯:早起、冥想、写日记或是在一天结束保证收件箱无未处理邮件。当你在清单上打钩时,这可以增强你每天实现目标的决心。你也很清楚,每天达成一些简单的目标是实现长远、更大目标的可靠途径。

留出一定的休息时间

我们都不是机器人,过度工作会导致低效。在职业体育领域,休息不仅仅同训练一样重要,它本身也是训练的一部分。

这其实也适用于生活的其他方面:2012年,记者Sara Robinson在查阅150年来的研究之后发现,当每周工作时间超过60小时之后,那些原本只需一小时完成的任务,却需要你花双倍时间去完成。

有什么好的方式去给自己留出休息时间呢?我会习惯于在日程表安排中预先留出休息时间。和其他任务一样,我也会遵照计划去休息。

专注于实现每周及每日目标,不要为自己的远大目标感到焦虑。

最好的习惯就是那些你能坚持下来的。成功也并非是指完成一轮任务就结束了,而是每周都要持之以恒。

如果你能坚持完成这些小任务,你就不会再那么担心自己的长远目标了,而是更关注于当下完成的任务。这样做是因为你相信自己每天以及每周的习惯能够带你实现最终的目标。

不要花费太多时间去考虑过程。事实上,当我们经常质疑自己并试图找到一个完美的工作流程时,我们通常无法保持创造力或效率。

这篇文章是我多年来自己试验以及帮助别人得到的经验。我希望大家可以尝试不同的方式,不断微调自己每周的规划。拒绝预先完美,正视帮助自己取得进步的点点滴滴,坚持有效的方式。


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